47 Anuário ABLA 2012 Tecnologia queira avançar um pouco mais na pesquisa, tem a opção de acessar informações bancárias e dados da Serasa. Em se tratando de preservação do patrimônio existe a possibilidade de links com seguradoras e empresas de rastreamento dotadas de programas que apresentam a localização do carro 24 horas por dia e informa a condição momentânea se ele está em operação ou desligado. Caso a frota esteja terceirizada, através de parceria com empresas que fornecem cartão de combustível fica-se sabendo onde o veículo está sendo abastecido, o combustível utilizado, além de valores gastos e até a quilometragem do veículo naquele instante. Agendas e sistemas que emitem alertas sobre datas e prazos para a realização de determinadas atividades também integram o programa. O chefe do departamento financeiro recebe na tela de seu computador a informação sobre o dia de pagamentos e de recebimentos; o responsável pela manutenção é notificado sobre quilometragens dos veículos e períodos para realizar as revisões; da mesma maneira o gestor de contratos fica sabendo com antecedência dos períodos de vencimento da renovação. O sistema distribui tarefas, porém, cada mensagem chega somente para o departamento que deve realizá-las. A prerrogativa de ver todas elas e acompanhar a execução fica com o dono da locadora e os executivos a quem ele conceder esse direito, através de senhas. No total os gestores podem obter a visualização holística da companhia em 150 relatórios com dados de todos os departamentos, produtos, processos, pessoas, clientes, fornecedores, dentre outros. Ou todos agrupados, porém, com vários formatos de apresentação. Uma empresa que se utiliza de um sistema de ponta, iguala-se às maiores locadoras do País em capacidade de gestão e atendimento, podendo ter acesso, inclusive, às centrais de reserva internacionais. A interação com órgãos públicos como a Receita Federal, por exemplo, torna possível a exportação contábil dos dados da empresa que, integrado ao software de contabilidade, fornecerá informações consistentes para o SPED, livrando a empresa de multas por fornecimento de dados inexatos à Receita. Uma das preocupações dos empresários com uso de TI está no valor do investimento. Afinal, faz parte da tradição associar tecnologia a custo elevado. Dentre os programas de melhor nível de conteúdo para locadoras existente no Brasil, um deles – Fleet Max – custa R$ 1.650,00 para instalação e R$ 132,00 por mês para licença de uso simultâneo, ou seja, por usuário que acesse o sistema ao mesmo tempo, independentemente de quantas máquinas o mesmo for instalado. Faz-se necessário, portanto, buscar informações sobre os resultados que proporciona para saber se o retorno compensa o investimento. A empresa responsável pelo Fleet Max informou que cerca de 100 locadoras de veículos já o utilizam no País.
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